Nestes tempos de isolamento social, muitos gestores se viram à frente da difícil tarefa de ter que gerenciar seus times à distância, sem dispor de um tempo hábil para se preparar (e preparar suas equipes) adequadamente para isso. Se esse for o seu caso, veja aqui algumas importantes medidas que reuni sobre o tema a partir das experiências bem-sucedidas de alguns líderes e também a partir de artigos extraídos de algumas das publicações mais respeitadas da área.
Inicialmente, você poderia pensar que não há motivos para se debruçar sobre esse assunto, já que com a volta à normalidade, em mais algumas semanas, todos estaremos novamente juntos nos escritórios. No entanto, ao que tudo indica, a gestão à distância veio para ficar. Mark Zuckerberg disse recentemente que o Facebook irá adotar o trabalho remoto permanente, mesmo após o afrouxamento das medidas de isolamento social e que de 5 a 10 anos, espera que metade de seus funcionários trabalhe remotamente (Jornal O Estado de São Paulo, 23/05/20). Um estudo da Fundação Dom Cabral com a Grant Thornton, realizado no Brasil com 705 profissionais, revelou que 54% deles irão pedir aos seus gestores para continuar trabalhando de casa, mesmo após a crise (Jornal Valor Econômico, 01/05/20) e outro, realizado pelo ISE Business School, também no Brasil, indica que o trabalho remoto agradou a 80% dos gestores (Jornal O Estado de São Paulo, 20/05/20). Portanto, se você pensava que ia se livrar dessa, melhor rever seus conceitos.
Como podemos então nos preparar melhor para essa nova realidade? Aqui vão algumas sugestões para você aumentar a produtividade e o engajamento do seu time, mesmo à distância. Pesquisas feitas nos Estados Unidos apontam os principais fatores de sucesso para a gestão remota de times. A seguir, apresento esses fatores e também algumas medidas que você poderá adotar para cuidar de cada um deles. Vamos lá!
Fortaleça a relação de confiança.
Um dos principais riscos quando o time passa a trabalhar remotamente é o das pessoas perderem a confiança umas nas outras. Sempre haverá o receio de “ser esquecido” pelo chefe ou pelos colegas. Ou ainda, poderá surgir a desconfiança de que não estão nos contando “toda a verdade” sobre alguma situação, ou pior, que estejam falando mal de nós “pelas costas”. Claro que tudo isso já poderia acontecer, e acontece, mesmo no trabalho presencial, mas quando estamos longe um dos outros, essa desconfiança se amplifica ainda mais pela falta do contato diário com as outras pessoas do time e com o chefe.
Para minimizar esse risco, recomenda-se que você crie um espaço de apoio emocional dentro do grupo. Como você pode fazer isso? Promovendo encontros informais com time, sendo empático com as dificuldades de cada um e reconhecendo as dificuldades da situação atual. Também demonstre sempre otimismo e boa disposição, lembre-se que você ainda é um modelo de comportamento para seu time. E sempre esteja disposto a ouvir as pessoas, pratique a escuta ativa com cada um deles e valorize seu trabalho. Evite sobrecarregar o time e identifique rapidamente se alguém está assumindo mais trabalho do que pode gerenciar.
Mantenha uma comunicação frequente com o time
O fato de estarem longe um dos outros não quer dizer que não precisem se comunicar com frequência. Mas é claro que a forma como essa comunicação ocorrerá já não é mais a mesma, uma vez que a disponibilidade de cada um também não é a mesma. O isolamento social nos forçou a assumir uma série de compromissos caseiros que não tínhamos antes, como preparar o almoço, cuidar das crianças que agora passam a ter também aulas online e, em alguns casos, cuidar do sogro ou da sogra que se mudaram para nossa casa. Não está mesmo fácil pra ninguém!
Para contornar esses obstáculos, recomenda-se que você faça reuniões de “check-in” com o time, diariamente, de preferência no primeiro horário da manhã. Nessa reunião, atualize todos sobre o andamento dos projetos e passe os comunicados “oficiais” da empresa. Também garanta que todos saibam “onde estão” e quais os seus objetivos. Aproveite esses momentos para construir a confiança mencionada acima, oferecendo apoio ao time e ouvindo suas dificuldades.
Garanta também que todos saibam claramente quais serão as regras de convívio e de comunicação: defina como se fará a comunicação com o grupo, por quais meios e com que frequência; deixe claro a que horas você estará disponível para o time e capacite todos a usarem corretamente as tecnologias disponíveis.
Estabeleça um propósito
Apesar de estarmos trabalhando à distância, todos ainda precisamos sentir que fazemos parte de uma comunidade. Gostamos de saber qual nossa contribuição para a empresa e quais os impactos do nosso trabalho no resultado final do negócio. O isolamento social poderá fazer com que seu time perca essa noção de propósito, já que não está mais próximo de onde “tudo acontece”. Haverá sempre o risco de se perder a visão “do todo” e das pessoas não terem clareza do seu papel dentro de um determinado projeto.
Portanto, deixe sempre claro quais são os objetivos de cada pessoa do seu time e os seus prazos de entrega. Una o time em torno de uma visão compartilhada e defina claramente os papéis de cada um e quais são as suas expectativas de entregas. Lembre-se de explicar os motivos pelos quais estão trabalhando nas suas tarefas. Neste momento, onde nos vemos forçados a reinventar processos de trabalho e de organização, priorize os objetivos e não os processos. Permita que a equipe decida qual é a melhor forma de organizar o trabalho, mas mantenha uma atitude proativa de otimização constante do processo, institucionalizando as melhores práticas.
São essas as sugestões que deixo para vocês, gestores e gestoras. Certamente esta crise irá passar, mas é certo que a forma como trabalhamos, não será mais a mesma. Portanto, seja flexível, aguente firme, cuide da sua saúde física e mental e prepare-se para os novos tempos que virão de maneira positiva e com boa disposição. Sucesso!
Se quiser aprender mais sobre o assunto, sugiro as seguintes leituras:
• BERGIEL, B.; BERGIEL, E.; BALSMEIER, P. Nature of virtual teams: A summary of their advantages and disadvantages. Management Research News, v. 31, p. 99–110, 25 jan. 2008.
• Challenges to Managing Virtual Teams and How to Overcome Them. HBR, 2018. Disponível em: https://blog.dce.harvard.edu/professional-development/challenges-managing-virtual-teams-and-how-overcome-them
• A Guide to Managing Your (Newly) Remote Workers. HBR, 2020. Disponível em: https://hbr.org/2020/03/a-guide-to-managing-your-newly-remote-workers